Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.
1.PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas.
2. DOKUMEN PERJALANAN DINAS
Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a. Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
1). Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
2). Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.
b. Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1). Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
a). Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
1. Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
2. Kartu Keluarga ( KK )
3. Ijazah pendidikan terakhir
4. Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
5. Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK)
6. Akta kelahiran
7. Surat tugas dari instansi terkait
b). Paspor berisi data, antara lain :
1. Nomor paspor
2. Nama pemegang paspor
3. Jenis kelamin
4. Kewarganegaaan
5. Tempat dan tanggal lahir
6. Tanggal dikeluarkannya paspor
7. Tanggal masa berlaku paspor
8. Kantor yang mengeluarkan paspor
9. Foto diri pemegang paspor
10. Alamat
11. Lembar untuk exit permit atau visa
c). Cara mendapatkan paspor,
1. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan menyerahkan dokumen diatas.
2. Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan membayar biaya pasport
3. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses
4. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.
d. Macam-macam paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
1. Paspor Biasa ( normal passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum.
2. Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakanoleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri.
3. Paspor diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan.
4. Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
2. Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).
3. Surat keterangan fiscal
Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri.
4. Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan.
5. Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu.
6. Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain.
7. Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan.
DAFTAR PERJALANAN DINAS (ITINERARY)
Daftar perjalanan dinas ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.
a. Membuat daftar perjalanan dinas
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang digunakan.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai atau tiba kembali
b. Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan
1. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.
c. Kegunaan daftar perjalanan dinas
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :
1. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
2. Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3. Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.
1. Tujuan perjalanan
2. Kota tujuan
3. Jenis perjalanan
4. Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
5. Rencana janji temu dan keperluan
6. Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.
Contoh daftar perjalanan dinas pola pemerintah
Contoh daftar perjalanan dinas pola perusahaan swasta
Penilaian Pengetahuan
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar!
Jelaskanlah apa yang dimaksud dengan dokumen perjalanan dinas (itinerary)!
Jelaskan mengenai dokumen internal dan eksternal perjalanan dinas!
Sebutkan yang termasuk dokumen internal dan dokumen eksternal dalam perjalanan dinas!
Jelaskan perbedaan surat tugas dan SPPD!
Sebut dan jelaskan empat (4) jenis paspor?
0 komentar:
Posting Komentar