MENERAPKAN TEKNIK PENYELENGGARAAN PERTEMENUAN / RAPAT

MENERAPKAN TEKNIK PENYELENGGARAAN PERTEMENUAN/RAPAT

A. Teknik Penyelenggaraan Pertemuan atau rapat

           Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan.
Teknik penyelenggaraan pertemuan/rapat adalah tahapan atau langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyelenggaraan pertemuan atau rapat agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai tujuan yang telah ditentukan.

B. Teknik Pengendalian Pertemuan/rapat

1. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
2. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas.

C.Teknik-teknik bertanya dalam pertemuan/rapat

1. Pertanyaan umum
Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.
Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?


2. Pertanyaan langsung
Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.
Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?

3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan
Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?
4. Pertanyaan terbuka
Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

5. Pertanyaan mengembalikan
Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.
Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.
Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

6. Pertanyaan faktual
Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.
Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?

7. Pertanyaan retoris
Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah mengetahui jawabannya.
Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

8. Pertanyaan penghargaan
Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.
Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9. Leading question
Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

Tata Cara Penyelenggaraan Rapat

a.Hal-hal yang dikemukan dalam membuka rapat

• Acara rapat.

• Tata tertib rapat (bersifat fleksibel).

• Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

• Pengenalan masalah atau persoalan yang akan dibahas.

• Tujuan diadakannya rapat.

• Tanggapan-tanggapan atau saran.

Berlangsungnya pertemuan/rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.
Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.
2. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menutup rapat
Apabila dalam rapat tersebut belum ditemui keputusan, maka pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut.. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemui hambatan dan telah menghasilkan keputusan, maka di akhir rapat pemimpin rapat dapat  membacakan hasil dari pertemuan rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan. Setelah tak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat menutup rapat.    

F. Susunan uruta Notula Rapat

• Judul notula.

• Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat.

• Nama pimpinan dan sekretaris rapat.

• Jumlah peserta yang diundang.   

• Jumlah peserta rapat yang hadir (nama disebutkan dalam daftar hadir).

• Jumlah peserta rapat yang tidak hadir.

• Acara atau agenda rapat.

• Jalannya rapat/risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup),

• tempat, tanggal, bulan dan tahun notula dibuat.

• Tanda tangan pembuat notula.

• Pengesahan oleh pimpinan rapat.