Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang
harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan
kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika
melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan
memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor.
Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu
dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
B.
Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang
perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu,
apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf
untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri,
tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.
C.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu di kantor
adalah sebagai berikut :
1. Penanganan
ruangan tamu
sekretaris baiknya memeriksa tata ruang
penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan
perlengkapan seperti :
-
buku tamu
-
kartu pengenal tamu
-
majalah/koran
-
brosur/katalog perusahaan
-
tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap
menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
2.
Tata cara mengantar dan melayani tamu:
- a) Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
- b) Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
- c) Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
- d) Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
- e) Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
- f) Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
- g) Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
D. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:
• Sikap sekretaris ketika berhadapan
dengan tamu kantor:
1. Tamu dengan perjanjian
§ Usahakan
tamu menunggu sesingkat mungkin.
§ Jangan
diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
2. Tamu tak dikenal
§ Sapa
dan tanyakan keperluanya.
§ Bila
tamu dapat diterima persilahkan duduk.
§ Bila
tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji
terlebih dahulu.
3.Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya
§ Persilahkan
tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda
meminta hal tersebut.
§ Walaupun
tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4.Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian
§ Bersikap
taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan,
situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
§ Bila
yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan
bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
6. Tamu
yang tak diingikan
§ Tetaplah
bersikap ramah dan k membuat janji terlebih dahulu.
§ Apabila
ia tetap menunggu meskipun anda sopan, sarankan untu
§ telah berusah menggusirnya secara halus,sikap
yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut
atau judes.
§ Pramuniaga
atau salesman  Perlakukan dengan baik.
§ Katakan
dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
Kesimpulan
Salah satu tugas sekretaris adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan
tamu di kantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan
sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik
terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan
dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris
harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang
harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.