PERJALANAN DINAS

PERJALANAN DINAS

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

1.PERSIAPAN PERJALANAN DINAS
Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan  lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas.

2. DOKUMEN PERJALANAN DINAS
Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

 a.    Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
   1).    Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
   2).    Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.

 b.    Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
   1).    Paspor ( Passport )
      Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
    a).    Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :

           1.    Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
           2.    Kartu Keluarga ( KK )
           3.    Ijazah pendidikan terakhir
           4.    Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
           5.    Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK)
           6.    Akta kelahiran
           7.    Surat tugas dari instansi terkait

    b).    Paspor berisi data, antara lain :

          1.    Nomor  paspor
          2.    Nama pemegang paspor
          3.    Jenis kelamin
          4.    Kewarganegaaan
          5.    Tempat dan tanggal lahir
          6.    Tanggal dikeluarkannya paspor
          7.    Tanggal masa berlaku paspor
          8.    Kantor yang mengeluarkan paspor
          9.    Foto diri pemegang paspor
        10. Alamat
        11. Lembar untuk exit permit atau visa

    c).    Cara mendapatkan paspor,
         1. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan menyerahkan dokumen diatas.
         2. Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan membayar biaya pasport
         3. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses
         4. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.
         d.    Macam-macam paspor
            Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
        1.    Paspor Biasa ( normal passport )
               Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh                       masyarakat umum.
        2.    Paspor dinas
              Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakanoleh          pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri.
        3.    Paspor diplomatik
               Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat    diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan.


        4.    Paspor khusus
               Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam    paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul  warna biru muda unuk staf PBB.

2.    Visa
       Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh  kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

3.    Surat keterangan fiscal
       Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri.
 
4.    Exit permit
       Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan.

5.    Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
       Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu.

6.    Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain.

7.    Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan.

DAFTAR PERJALANAN DINAS (ITINERARY)

Daftar perjalanan dinas  ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.
a.    Membuat daftar perjalanan dinas
       Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut :
      1.    Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
      2.    Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.
     3.    Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
     4.    Jenis transportasi yang digunakan.
     5.    Tujuan perjalanan bisnis.
     6.    Kapan selesai atau tiba kembali
b.    Cara menyusun daftar perjalanan pimpinan
     1.      Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
     2.      Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
     3.      Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang
     4.      Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
     5.      Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

c.    Kegunaan daftar perjalanan dinas
      Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris.  Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :
     1.    Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
     2.    Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
     3.    Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

d. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur daftar perjalanan adalah :
    1.      Tujuan perjalanan
    2.      Kota tujuan
    3.      Jenis perjalanan
    4.      Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
    5.      Rencana janji temu dan keperluan
    6.      Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.


Contoh daftar perjalanan dinas pola pemerintah

 



Contoh daftar perjalanan dinas pola perusahaan swasta






Penilaian Pengetahuan
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar!
Jelaskanlah apa yang dimaksud dengan dokumen perjalanan dinas (itinerary)!
Jelaskan mengenai dokumen internal dan eksternal perjalanan dinas!
Sebutkan yang termasuk dokumen internal dan dokumen eksternal dalam perjalanan dinas!
Jelaskan perbedaan surat tugas dan SPPD!
Sebut dan jelaskan empat (4) jenis paspor?

Read More

MENERAPKAN TEKNIK PENYELENGGARAAN PERTEMENUAN / RAPAT

MENERAPKAN TEKNIK PENYELENGGARAAN PERTEMENUAN/RAPAT

A. Teknik Penyelenggaraan Pertemuan atau rapat

           Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan.
Teknik penyelenggaraan pertemuan/rapat adalah tahapan atau langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyelenggaraan pertemuan atau rapat agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai tujuan yang telah ditentukan.

B. Teknik Pengendalian Pertemuan/rapat

1. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
2. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas.

C.Teknik-teknik bertanya dalam pertemuan/rapat

1. Pertanyaan umum
Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.
Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?


2. Pertanyaan langsung
Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.
Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?

3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan
Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?
4. Pertanyaan terbuka
Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

5. Pertanyaan mengembalikan
Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.
Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.
Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

6. Pertanyaan faktual
Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.
Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?

7. Pertanyaan retoris
Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah mengetahui jawabannya.
Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

8. Pertanyaan penghargaan
Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.
Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9. Leading question
Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

Tata Cara Penyelenggaraan Rapat

a.Hal-hal yang dikemukan dalam membuka rapat

• Acara rapat.

• Tata tertib rapat (bersifat fleksibel).

• Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

• Pengenalan masalah atau persoalan yang akan dibahas.

• Tujuan diadakannya rapat.

• Tanggapan-tanggapan atau saran.

Berlangsungnya pertemuan/rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.
Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.
2. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menutup rapat
Apabila dalam rapat tersebut belum ditemui keputusan, maka pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut.. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemui hambatan dan telah menghasilkan keputusan, maka di akhir rapat pemimpin rapat dapat  membacakan hasil dari pertemuan rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan. Setelah tak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat menutup rapat.    

F. Susunan uruta Notula Rapat

• Judul notula.

• Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat.

• Nama pimpinan dan sekretaris rapat.

• Jumlah peserta yang diundang.   

• Jumlah peserta rapat yang hadir (nama disebutkan dalam daftar hadir).

• Jumlah peserta rapat yang tidak hadir.

• Acara atau agenda rapat.

• Jalannya rapat/risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup),

• tempat, tanggal, bulan dan tahun notula dibuat.

• Tanda tangan pembuat notula.

• Pengesahan oleh pimpinan rapat.

Read More

Soal Penilaian Pengetahuan

Penilaian Pengetahuan

Mata Pelajaran    : Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan
Kelas/Semester    : XII AP/ 5
Kompetesi Dasar    : 3.15 Menerapkan penyelenggaraan pertemuan/rapat
Jenis Tugas    : Tugas mandiri (individu)

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar!
Jelaskanlah apa yang dimaksud dengan makna  penyelenggaraan pertemuan/rapat!
Jelaskan teknik-teknik pengendalian rapat!
Sebut dan jelaskan teknik bertanya dalam penyelenggaraan pertemuan/rapat!
Sebutkan hal-hal yang harus dikemukakan ketika membuka!
Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menutup rapat

Read More

MENERIMA TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

C. Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu di kantor adalah sebagai berikut :

1. Penanganan ruangan tamu

sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :

• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.

• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

- buku tamu

- kartu pengenal tamu

- majalah/koran

- brosur/katalog perusahaan

- tempat sampah/asbak

• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:

• a)     Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
• b)      Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
• c)      Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
• d)     Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
• e)      Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
• f)       Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
• g)      Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

D.  Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:

• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1. Tamu dengan perjanjian  

§  Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.

§  Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.

2. Tamu tak dikenal

§  Sapa dan tanyakan keperluanya.

§  Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.

§  Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.

3.Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya

§  Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.

§  Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.

4.Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian

§  Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan

5. Anggota keluarga atau teman atasan

§  Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.

6.      Tamu yang tak diingikan

§  Tetaplah bersikap ramah dan k membuat janji terlebih dahulu.

§  Apabila ia tetap menunggu meskipun anda sopan, sarankan untu

§   telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.

§  Pramuniaga atau salesman  Perlakukan dengan baik.

§  Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.

Kesimpulan

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

Read More